SW nástroje pre agilné tímy

Slovo „agile“ je používané vo  veľmi širokom význame v dnešnom biznis prostredí. Je dôležité poznamenať, že sa to považuje skôr za spôsob myslenia alebo filozofiu, ktorou sa riadi väčšina tímov a organizácií, než za súbor špecifických nástrojov.
Vo všeobecnosti existuje veľa SW nástrojov na podporu agility v organizácii, zvyčajne nazývaných ako SW nástroje pre agilné riadenie projektov alebo SW nástroje pre agilné tímy.

Agilné tímy

SW nástroje pre agilné tímy môžeme definovať ako nástroje na riadenie projektov, ktoré  využívajú agilnú metodiku na riadenie tímov naprieč rôznymi oddeleniami a automatizáciu procesov na zvýšenie toku práce (workflow) a produktivity.

Toto sú hlavné spoločné črty takýchto nástrojov:

• Sledovanie dopytu / tiketu – táto funkcia znamená, že nástroj umožňuje sledovať súčasnú a budúcu prácu (backlog), stav práce a typ práce (napr. problémy, chyby, nové funkcionality, požiadavky, príbehy používateľov – user stories atď.).

• Vizualizácia pokroku / progresu – vo všeobecnosti to znamená vizuálne vidieť progres práce každého člena tímu a/alebo tok práce. Najznámejšie používané nástroje pre túto vizualizáciu sú Kanban alebo Scrum board.

• Spolupráca – aby ste zostali agilní, budete musieť odstrániť prekážky, ktoré bránia zdieľaniu informácií, ktoré váš tím potrebuje. Nástroj musí podporovať spoluprácu členov tímu. To znamená, že k príslušnému tiketu alebo záznamu môžete jednoducho pridať akékoľvek komentáre, dokumenty, úlohy. Môžete tiež označiť svojho kolegu a upozorniť ho cez preferovaný kanál (e-mail, chat, sms atď.).

• Odhad prácnosti – táto funkcionalita má pomôcť projektovým manažérom vypočítať prácnosť pre konkrétnu požiadavku a pomôcť naplánovať rozsah iterácie / šprintu.

• Zákaznícky portál – namiesto čakania na spätnú väzbu po každej iterácii, portál umožňuje kedykoľvek požiadať o spätnú väzbu alebo požiadať o dodatočné informácie ku konkrétnej úlohe. To tiež pomáha sprehľadniť postup prác pre zákazníka.

• Projektové portfólio – organizácia zvyčajne pracuje na viacerých projektoch. Táto funkcionalita umožňuje prepínať sa medzi projektmi, vidieť závislosti  v rámci projektov a zdieľať kapacitu vývojárov alebo iných členov agilných  tímov medzi projektmi. To podporuje správne rozhodovanie o riadení portfólia projektov.

• Manažment znalostí – členovia agilných tímov medzi sebou zvyčajne užšie spolupracujú, čo umožňuje prirodzené zdieľanie znalostí, no stále je nevyhnutné zachytiť znalosti tímov o vytvorených produktoch. Tieto znalosti by mali byť ľahko prenosné k zákazníkovi (napr. cez portál) a ďalším tímom, ktoré sa budú starať o produkty a služby po vývoji (prevádzkové tímy, service desk, monitoring, užívateľská podpora atď.)

• Riadenie služieb (service management) – v mnohých prípadoch neexistujú čisté vývojové tímy, ale tie isté tímy zabezpečujú aj určitú úroveň podpory, zvyčajne 2. alebo 3. úroveň podpory pre vyvinuté produkty. Ak však táto situácia nastane a SW nástroj nie je schopný podporovať procesy riadenia služieb ako je incident manažment, problém manažment, change manažment, konfiguračný manažment a mnohé ďalšie (pozri ITIL praktiky), členovia tímu zvyčajne používajú 2 rôzne nástroje – nástroj na podporu SW vývoja, ako aj nástroj na riadenie služieb. To spôsobuje veľa problémov, ako je napr. komplikované riadenie celkovej kapacity tímu a plánovanie dostupnej kapacity na vývojové aktivity.

Ako si vybrať správny nástroj agilného riadenia projektov?

Po prvé, zaujmite holistický prístup. Uvedomte si celý charakter práce tímu, nielen hľadanie riešenia pre jeden typ práce tímu ako je napríklad agilný projekt.

Ak sú tímy čisto vývojové, tak vhodné nástroje pre agilné riadenie projektov môžete vyhľadať v mnohých online zoznamoch a článkoch. Bohužiaľ, v súčasnosti neexistuje nezávislé hodnotenie nástrojov agilného riadenia projektov, ktoré by porovnalo, ako skutočne podporujú akúkoľvek agilnú metodiku.

Ak tímy okrem vývoja aj poskytujú podporu resp. služby, nehľadajte nástroje agilného riadenia projektov. Tieto nástroje (ako napr. JIRA) sú navrhnuté pre agilné projekty a funkcionality riadenia služieb sú v týchto nástrojoch veľmi slabé. V tomto prípade hľadajte pokročilé ITSM / ESM platformy (napr. 4me, GLPI), kde vendor resp. implementačný partner nástroja uvádza, že podporujú aj agilné riadenie projektov. Takéto nástroje majú zväčša všetky vyššie opísané funkcionality. Prispôsobenie nástroja agilného riadenia projektov pre riadenie služieb je nákladné a takmer nikdy nekončiaci vývoj s mnohými kompromismi. Pri výbere vhodných kandidátov pre ITSM / ESM nástroj si môžete pomôcť aj nezávislými hodnoteniami napr. https://certified-tool.com/