Tvorba „business case“
Business case je kľúčovým dokumentom v projekte biznis analýzy a je to miesto, kde analytici prezentujú svoje zistenia a navrhujú postup, ktorý by vyšší manažment mal zvážiť. Business case je do istej miery dokument „predaja“ zameraný na to, aby sa ľudia rozhodli.
Je potrebné ho preskúmať a revidovať ako živý dokument pred dôležitými rozhodovacími míľnikmi. Tiež slúži na preskúmanie pokroku v projekte a výstupov so zodpovednými osobami, resp. schvaľovateľmi týchto míľnikov (zvyčajne vyššími manažérmi), aby sa rozhodlo, či sa má projekt presunúť do ďalšej úrovne.
Biznis case sa najviac využíva v nasledujúcich fázach životného cyklu projektu:
- Počiatočný business case pred pridelením zdrojov - počiatočný business case vyplýva z výsledkov štúdie uskutočniteľnosti s ohľadom na vysoké požiadavky, možnosti, náklady a prínosy.
- Potvrdený business case po zachytení podrobných požiadaviek - business case je možné upraviť vzhľadom na akékoľvek ďalšie informácie nad rámec podrobných požiadaviek, ktoré analytik pôvodne zachytil. V závislosti od akýchkoľvek zmien v požiadavkách môžu nastať zmeny v zdrojoch, nákladoch, či výhodách.
- Potvrdený business case po odhadnutí nákladov na vývoj - vzhľadom na podrobné požiadavky a po dokončení návrhov a preskúmaní odhadov vývoja by sa mal business case opätovne preskúmať z hľadiska akýchkoľvek ďalších zmien.
- Prehodnotený business case pred nasadením – business case by sa mal prehodnotiť pred nasadením z pohľadu nákladovosti. V prípade, ak nastali zásadné zmeny podmienok, môže sa stať, že dôjde k neskoršiemu nasadeniu alebo k rozhodnutiu, že sa zmena nenasadí vôbec.
- Kontrola realizácie výhod - po nasadení a po chvíli fungovania riešenia by sa mal business case prehodnotiť, aby sa zistilo, či sa plánované prínosy projektu skutočne realizovali. Realizácia výhod môže byť rozložená do niekoľkých mesiacov alebo rokov, takže kontrola realizácie výhod by mala prebiehať pravidelne.
Obsah business case
Všeobecne odporúčaná štruktúra business case podľa best practice Business Analysis Foundation je nasledujúca:
- Úvod - popisuje, prečo je business case prezentovaný a metódy použité na preskúmanie business case.
- Zhrnutie pre manažment - táto časť je hlavnou, ak nie jedinou, časťou business case, na ktorý sa vyšší manažéri zameriava. Mala by byť napísaný po dokončení všetkých ostatných častí. Ideálne obsahuje:
- krátke zhrnutie, o čo v business case išlo a problémy sa identifikovali;
- stručný prehľad hlavných rozhodnutí vrátane ich výhod a nevýhod;
- jasné vyhlásenie o odporúčaní a požadovanom rozhodnutí.
- Popis súčasnej situácie - v tejto časti sa uvádza súčasná situácia „ako je“ a načrtáva sa, v čom sú problémy.
- Zvážené možnosti – táto časť zhŕňa stručné informácie o neodporúčaných možnostiach a dôvodoch, prečo boli odmietnuté.
- Analýza nákladov a prínosov - náklady a prínosy spojené s projektmi sú často ťažko dosiahnuteľné. Nie je vždy ľahké vyčísliť, kde a kedy vzniknú náklady aj prínosy. Analytici musia byť navyše opatrní pri odhadovaní prínosov a musia zostať praktickí a realistickí. Nehmotné prvky, ako napríklad „zlepšená spokojnosť zákazníka“, sú výhodou, ktorú je často ťažké kvantifikovať.
- Posúdenie dopadu - keďže projekty sa týkajú zmien, je potrebné posúdiť ich finančné a nefinančné dopady v organizácii.
- Posúdenie rizika - riziko je neistá udalosť, ktorá sa môže vyskytnúť a mať dopad na samotný projekt. Riziká sa zvyčajne považujú za negatívne (napríklad dodávateľ, ktorý ukončí podnikanie uprostred projektu), ale možno ich považovať aj za pozitívne (napríklad projektový tím, ktorý dokončí projekt pred termínom).
- Odporúčania - tu je business case zhrnutý a sú jasne popísané rozhodnutia, ktoré sú od vyššieho manažmentu žiadané. Často obsahuje Ganttov diagram, ktorý zobrazuje vodorovné pruhy v časovej mierke, ktoré označujú, ako dlho budú trvať hlavné fázy projektu (napríklad požiadavky, dizajn, vývoj, testovanie atď.).
- Prílohy s ďalšími informáciami - podrobné a podporné informácie sú zvyčajne vyhradené pre sekciu príloh. Do tejto oblasti môžu byť zaradené ďalšie grafy alebo tabuľky; môžu byť tiež pridané podrobné výpočty nákladov a prínosov.